文件修訂控制第 2 部分：跟蹤修訂之間的更改
Date: 2020-09-15 17:01:44Source: 志遠(yuǎn)翻譯
文件翻譯
在我的文件修訂控制博客文章系列的這一部分，我將描述在整個(gè)創(chuàng)作流程中關(guān)于修訂控制需要考慮的一些事情。我還會(huì)給您一些關(guān)于版本控制和記錄策略與程序的額外技巧。
在整個(gè)創(chuàng)作流程中管理修訂控制
在之前的博客文章中，我談到了修訂控制的要素，例如管理文件版本、創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)文件夾目錄結(jié)構(gòu)、跟蹤修訂之間的變化以及建立零件號(hào)和文件命名規(guī)則。以下是如何在整個(gè)創(chuàng)作流程中實(shí)施這些準(zhǔn)則的簡(jiǎn)要說(shuō)明。
啟動(dòng)新項(xiàng)目
如果您要?jiǎng)?chuàng)建新文件或修改現(xiàn)有文件，請(qǐng)遵循您建立的文件零件號(hào)約定和文件命名約定準(zhǔn)則。您還需要設(shè)置文件夾目錄結(jié)構(gòu)。
在審核周期中管理文件
在審校周期中，您不希望審校者認(rèn)為文件是最終草稿，并將其保存下來(lái)以供重用。為了防止這種情況發(fā)生，在文件上創(chuàng)建某種明顯的標(biāo)識(shí)符，以反映文件是草稿。您可以使用 Adobe Acrobat 添加水印或圖章。您也可以使用創(chuàng)作工具提供的任何功能。
對(duì)于審校者來(lái)說(shuō)，了解修訂之間的變化是很有幫助的，這樣他們就知道應(yīng)該關(guān)注什么，尤其是如果是一份很長(zhǎng)的技術(shù)文件。
您應(yīng)該在審校周期內(nèi)為文件建立一個(gè)命名系統(tǒng)，尤其是如果您通常有多個(gè)審校周期?？梢蕴砑酉?V1、V2 等版本號(hào)或者 1、2、3 等一樣簡(jiǎn)單的文件名。例如：
ABC_ 快速入門(mén) _ 英語(yǔ) _10036_A_V1
您還應(yīng)該創(chuàng)建一個(gè)文件目錄文件夾來(lái)存儲(chǔ)草稿。
最終確定并發(fā)布文件
確定誰(shuí)負(fù)責(zé)保存最終文件以及存放位置，并遵循標(biāo)準(zhǔn)零件編號(hào)和文件命名系統(tǒng)。還要決定如何處理草稿。
其他人可能需要將文件上傳到網(wǎng)站、打印或通過(guò)配置管理發(fā)布。如果是這樣，請(qǐng)確保您與這些組建立了一個(gè)流程，這樣在其他文件夾或其他地方就不會(huì)有多個(gè)版本的文件可用?？紤]創(chuàng)建一個(gè)清單，包括流程和所有步驟。
打印紙質(zhì)副本
如果您為內(nèi)部團(tuán)隊(duì)（如顧客服務(wù)團(tuán)隊(duì)）打印紙質(zhì)副本，請(qǐng)記錄它們所在的位置，并建立一個(gè)流程，以便在發(fā)布新版本或新文件時(shí)更新它們。
提供溝通計(jì)劃
創(chuàng)建內(nèi)部和外部溝通計(jì)劃，讓您的顧客知道文件已經(jīng)更新或創(chuàng)建。如果合適的話，是修訂版就要說(shuō)明有什么變化。
遵循翻譯文件的標(biāo)準(zhǔn)程序
如果您翻譯文件，請(qǐng)使用文件命名系統(tǒng)并確定主文件的存儲(chǔ)位置。此外，請(qǐng)遵循本節(jié)中適用于翻譯文件的任何流程。
管理文件的技巧
以下是我推薦的其他一些東西，可以幫助您管理修訂控制流程。
創(chuàng)建文件主列表
創(chuàng)建所有文件的主列表，包括標(biāo)題、零件號(hào)、版本字母、語(yǔ)言和您可能想要搜索的任何其他信息。擁有一個(gè)可以搜索和參考的列表將有助于您管理文件和處理庫(kù)存。這將提供文件集的整體視圖，您可以參考當(dāng)前版本并管理語(yǔ)言支持。此外，如果產(chǎn)品中有什么變化，您可以很容易地看到哪些文件可能會(huì)受到影響。
記錄策略和程序
我建議寫(xiě)下您所有的修訂控制政策和程序，供團(tuán)隊(duì)遵循。尤其是當(dāng)您是新來(lái)的時(shí)候，忘記細(xì)節(jié)是很容易的，所以有一個(gè)參考是有幫助的。當(dāng)新編寫(xiě)者加入時(shí)，這將幫助他們學(xué)習(xí)這個(gè)系統(tǒng)，而不需要花費(fèi)太多的訓(xùn)練時(shí)間。
創(chuàng)建文件報(bào)廢計(jì)劃
我還建議為發(fā)布的文件建立一個(gè)文件報(bào)廢計(jì)劃和定期審校周期，并將這些納入您的策略和程序文件。我們經(jīng)常忙于關(guān)注即將發(fā)生的事情，以至于忘記了為顧客提供的消費(fèi)。然而，如果您的網(wǎng)站上有過(guò)時(shí)或錯(cuò)誤的內(nèi)容，它會(huì)回頭損害您。顧客可能會(huì)抱怨并開(kāi)始懷疑您提供的信息，這可能最終會(huì)傷害顧客忠誠(chéng)度或勸阻潛在的新顧客，而且還可能產(chǎn)生法律后果。建立并遵循文件廢棄計(jì)劃和審校周期應(yīng)確保您所掌握的信息是最新的和正確的。
結(jié)論
在整個(gè)創(chuàng)作流程中，有許多方法可以管理修訂控制。記錄您的策略和程序?qū)⒂兄诒３忠恢滦浴Ｕ?qǐng)?jiān)谖业牟┛椭袑ふ谊P(guān)于 Adobe FrameMaker 中修訂控制功能的文章。
文件翻譯
在我的文件修訂控制博客文章系列的這一部分，我將描述在整個(gè)創(chuàng)作流程中關(guān)于修訂控制需要考慮的一些事情。我還會(huì)給您一些關(guān)于版本控制和記錄策略與程序的額外技巧。
在整個(gè)創(chuàng)作流程中管理修訂控制
在之前的博客文章中，我談到了修訂控制的要素，例如管理文件版本、創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)文件夾目錄結(jié)構(gòu)、跟蹤修訂之間的變化以及建立零件號(hào)和文件命名規(guī)則。以下是如何在整個(gè)創(chuàng)作流程中實(shí)施這些準(zhǔn)則的簡(jiǎn)要說(shuō)明。
啟動(dòng)新項(xiàng)目
如果您要?jiǎng)?chuàng)建新文件或修改現(xiàn)有文件，請(qǐng)遵循您建立的文件零件號(hào)約定和文件命名約定準(zhǔn)則。您還需要設(shè)置文件夾目錄結(jié)構(gòu)。
在審核周期中管理文件
在審校周期中，您不希望審校者認(rèn)為文件是最終草稿，并將其保存下來(lái)以供重用。為了防止這種情況發(fā)生，在文件上創(chuàng)建某種明顯的標(biāo)識(shí)符，以反映文件是草稿。您可以使用 Adobe Acrobat 添加水印或圖章。您也可以使用創(chuàng)作工具提供的任何功能。
對(duì)于審校者來(lái)說(shuō)，了解修訂之間的變化是很有幫助的，這樣他們就知道應(yīng)該關(guān)注什么，尤其是如果是一份很長(zhǎng)的技術(shù)文件。
您應(yīng)該在審校周期內(nèi)為文件建立一個(gè)命名系統(tǒng)，尤其是如果您通常有多個(gè)審校周期?？梢蕴砑酉?V1、V2 等版本號(hào)或者 1、2、3 等一樣簡(jiǎn)單的文件名。例如：
ABC_ 快速入門(mén) _ 英語(yǔ) _10036_A_V1
您還應(yīng)該創(chuàng)建一個(gè)文件目錄文件夾來(lái)存儲(chǔ)草稿。
最終確定并發(fā)布文件
確定誰(shuí)負(fù)責(zé)保存最終文件以及存放位置，并遵循標(biāo)準(zhǔn)零件編號(hào)和文件命名系統(tǒng)。還要決定如何處理草稿。
其他人可能需要將文件上傳到網(wǎng)站、打印或通過(guò)配置管理發(fā)布。如果是這樣，請(qǐng)確保您與這些組建立了一個(gè)流程，這樣在其他文件夾或其他地方就不會(huì)有多個(gè)版本的文件可用?？紤]創(chuàng)建一個(gè)清單，包括流程和所有步驟。
打印紙質(zhì)副本
如果您為內(nèi)部團(tuán)隊(duì)（如顧客服務(wù)團(tuán)隊(duì)）打印紙質(zhì)副本，請(qǐng)記錄它們所在的位置，并建立一個(gè)流程，以便在發(fā)布新版本或新文件時(shí)更新它們。
提供溝通計(jì)劃
創(chuàng)建內(nèi)部和外部溝通計(jì)劃，讓您的顧客知道文件已經(jīng)更新或創(chuàng)建。如果合適的話，是修訂版就要說(shuō)明有什么變化。
遵循翻譯文件的標(biāo)準(zhǔn)程序
如果您翻譯文件，請(qǐng)使用文件命名系統(tǒng)并確定主文件的存儲(chǔ)位置。此外，請(qǐng)遵循本節(jié)中適用于翻譯文件的任何流程。
管理文件的技巧
以下是我推薦的其他一些東西，可以幫助您管理修訂控制流程。
創(chuàng)建文件主列表
創(chuàng)建所有文件的主列表，包括標(biāo)題、零件號(hào)、版本字母、語(yǔ)言和您可能想要搜索的任何其他信息。擁有一個(gè)可以搜索和參考的列表將有助于您管理文件和處理庫(kù)存。這將提供文件集的整體視圖，您可以參考當(dāng)前版本并管理語(yǔ)言支持。此外，如果產(chǎn)品中有什么變化，您可以很容易地看到哪些文件可能會(huì)受到影響。
記錄策略和程序
我建議寫(xiě)下您所有的修訂控制政策和程序，供團(tuán)隊(duì)遵循。尤其是當(dāng)您是新來(lái)的時(shí)候，忘記細(xì)節(jié)是很容易的，所以有一個(gè)參考是有幫助的。當(dāng)新編寫(xiě)者加入時(shí)，這將幫助他們學(xué)習(xí)這個(gè)系統(tǒng)，而不需要花費(fèi)太多的訓(xùn)練時(shí)間。
創(chuàng)建文件報(bào)廢計(jì)劃
我還建議為發(fā)布的文件建立一個(gè)文件報(bào)廢計(jì)劃和定期審校周期，并將這些納入您的策略和程序文件。我們經(jīng)常忙于關(guān)注即將發(fā)生的事情，以至于忘記了為顧客提供的消費(fèi)。然而，如果您的網(wǎng)站上有過(guò)時(shí)或錯(cuò)誤的內(nèi)容，它會(huì)回頭損害您。顧客可能會(huì)抱怨并開(kāi)始懷疑您提供的信息，這可能最終會(huì)傷害顧客忠誠(chéng)度或勸阻潛在的新顧客，而且還可能產(chǎn)生法律后果。建立并遵循文件廢棄計(jì)劃和審校周期應(yīng)確保您所掌握的信息是最新的和正確的。
結(jié)論
在整個(gè)創(chuàng)作流程中，有許多方法可以管理修訂控制。記錄您的策略和程序?qū)⒂兄诒３忠恢滦浴Ｕ?qǐng)?jiān)谖业牟┛椭袑ふ谊P(guān)于 Adobe FrameMaker 中修訂控制功能的文章。
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The End
